Einkauf von Software: Wichtig ist das Raus aus den Silos
Die Digitalisierung ist inzwischen auch bei traditionell Hardware-dominierten Unternehmen angekommen. Welche Veränderungen resultieren daraus für den Einkauf von Software? Antworten aus der Praxis gab es beim Wissenschaftlichen Symposium des BME.
Der Einkauf von Software stellt bestehende Prozesse und Organisationsformen vor Herausforderungen und erzwingt Veränderungen. Als Herausforderungen nannten die Podiumsgäste Johannes Deichmann (McKinsey & Company), Janina Goldberg (Audi AG) und Reinald Schneller (Netfira GmbH)
- die Befähigung des jeweiligen Unternehmens für den Einkauf von Software,
- die Ertüchtigung des Einkaufsteams durch Schulungen sowie
- die Veränderung des Einkaufsprozesses, der sich kooperativer und agiler gestaltet als bei klassischen Produkten.
Software ist nicht gleich Software und dieses ausdifferenzierte Nutzungsspektrum (von Office-Programmen über ERP-Systeme und Embedded Software bis hin zu Cloud Computing und Software-as-a-Service) erfordert Spezialkenntnisse und eine der jeweiligen Software angepasste Herangehensweise des Einkaufs.
Wichtig ist es daher, Klarheit über die unternehmensspezifische Prozesse zu bekommen. Dies betrifft vor allem produktspezifische Software und die Entscheidung „Make or buy", also die Frage, ob das Unternehmen eine Software selbst entwickelt, um das entsprechende Know-how im Unternehmen zu haben, oder das Produkt kauft. Eine klassische Einkaufssituation ist die Beschaffung von Software nicht, zumal der Trend zu agilen Entwicklungsprozessen geht. Und dies wiederum erfordert eine gänzlich andere Gestaltung von Spezifikationen, Verträgen und Prozessen als der Einkauf von Hardware. Auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verändert sich. Sie ist eher partnerschaftlich und auf Augenhöhe, da Unternehmen und Lieferant verstärkt im Austausch sind.
Die daraus resultierenden organisatorischen Konsequenzen sind für große Unternehmen meist leichter zu bewerkstelligen als für viele Mittelständler. Diese verfügen häufig nicht über eine software-spezifische Einheit im Unternehmen, die mit ihren fachlichen Kompetenzen den Einkauf unterstützen kann. Wie es in großen Unternehmen laufen kann, beschreibt Janina Goldberg am Beispiel ihres Einkaufsteams „Embedded Software": Hier arbeiten bewährte Einkäufer*innen, die für die Beschaffung von Software weiterqualifiziert wurden, mit IT-Fachkräften zusammen, die einkaufsspezifische Skills trainiert haben. Essentiell für den Erfolg sind die frühzeitige Einbindung des Einkaufs sowie kontinuierliche Abstimmungen mit den IT-Experten des Unternehmens. Hinzu kommt ein Grundverständnis für Software und digitale Technologien im Einkauf sowie integrative und kommunikative Fähigkeiten. Denn das agile Management der verschiedenen Lieferanten und Software-Modelle ist das Gebot der Stunde.
